Ultimamente anche a causa della grande digitalizzazione degli archivi cartacei, gli imprenditori hanno il grosso problema di smaltire una grossa quantità di carta, spesso contenente anche dati sensibili.
Cosa si intende per distruzione archivi cartacei?
Per archivi cartacei si intende tutta quella quantità di carta che negli anni gli imprenditori hanno messo da parte durante la loro attività. L’archivio di solito è composto da documenti particolari, essi vanno dalle contabili di pagamento fino alle anagrafiche dei clienti, dai contratti di fornitura di beni o servizi fino a informazioni riservate. L’archivio una volta non più utilizzato perché soggetto a processo di digitalizzazione di solito viene allocato presso il domicilio dell’imprenditore, questa modalità di conservazione oltre ad occupare spazio porta con se problematiche legate alla sicurezza dei dati sensibili.
Gli archivi infatti devono essere conservati ottemperando alle norme legislative che regolano la gestione dei dati sensibili (soprattutto quelle previste dal Decreto Legislativo 196/2003) e una loro parziale distruzione, o ancor peggio un eventuale furto, può portare a pesanti sanzioni non solo di carattere amministrativo ma anche di carattere penale.
Come si smaltiscono gli archivi cartacei con documenti sensibili?
Relativamente allo smaltimento degli archivi, soprattutto quelli di grosse dimensioni la loro distruzione deve essere attentamente programmata. Gli archivi infatti non possono essere smaltiti in maniera autonoma per parecchie ragioni. Da un lato la priorità essenziale è quella di preservare gli eventuali dati sensibili che essi contengono, dall’altro quello di ottemperare alle pregnanti norme in materia ambientale, con quest’ultimi che vietano una distruzione tramite il conferimento all’interno dei normali circuiti dei rifiuti urbani.
Di solito per questi motivi le industrie per smaltire i loro archivi si affidano ad aziende specializzate, imprese che si occupano prioritariamente della gestione e della distruzione di tutto quello che può essere assimilato al concetto dei rifiuti. In tale contesto da sottolineare che le ditte individuate per lo smaltimento procederanno alla distruzione totale dell’archivio, tramite concentrazione dello stesso presso discariche autorizzate.
Qui la grande massa di carta verrà prima “lavorata” per separarla da eventuale altro materiale presente, poi triturata tramite appositi macchinari che garantiranno la distruzione dei dati sensibili, successivamente avviata al ciclo di recupero allo scopo di non disperdere la cellulosa, e che essa possa ritornare all’interno del ciclo produttivo. Tutte le fasi saranno tracciabili in maniera tale che la committenza possa non solo avere contezza che i dati sensibili della propria clientela siano distrutti completamente, ma anche per avere nel futuro le pezze d’appoggio nel caso di controlli delle autorità competenti.
Chi si occupa della distruzione degli archivi cartacei?
Da molti anni nella capitale d’Italia è attiva un’impresa che si rivolge prioritariamente alla gestione dei materiali che devono essere avviati alla distruzione, essa è riconducibile all’azienda nota con il nome di Discarica.it. L’impresa oltre al servizio di raccolta e trasporto dei rifiuti, in questo caso composti dagli archivi cartacei, fornisce una esaustiva consulenza ambientale, questo allo scopo di individuare il canale migliore per la gestitone del rifiuto.
Discarica.it è in possesso di tutte le certificazioni inerenti il trasporto dei rifiuti, come ad esempi l’iscrizione all’albo gestori rifiuti. Grazie ai consulenti ambientali dell’impresa la committenza avrà la sicurezza che tutte le operazioni saranno svolte all’interno dei “paletti” previsti dalla normativa vigente, alla fine del processo sarà rilasciato il previsto formulario rifiuti (FIR) debitamente compilato.
Sul sito dell’impresa, raggiungibile all’indirizzo internet www.discarica.it sarà possibile richiedere un appuntamento per usufruire di un sopralluogo gratuito, durante quest’ultimo sarà redatto un preventivo di spesa, dalla quale si evincerà la grande convenienza economica proposta dall’impresa.
